Cara membuat visa Jepang untuk pertama kalinya

Membuat Visa Jepang

Delapan bulan kemudian saya dipastikan berangkat ke Jepang bersama mas Ardath untuk menemani dan mendampinginya bertugas selama 2 bulan. Lha ini lagi-lagi pengalaman pertama saya membuat visa atau tanda bukti ‘boleh berkunjung’ atau rekomendasi berkunjung ke negara lain. 

Rekomendasi untuk masuk ke suatu negara lain ini bisa berbentuk stiker visa yang ditempel di paspor kita atau bisa juga berbentuk stempel pada paspor kita di negara tertentu. Visa dapat diapply di kedutaan Negara yang akan dikunjungi. Berhubung saya akan ke Jepang, maka saya perlu mengurus pembuatan visa di kedutaan besar Jepang yang letaknya di Jl. M.H. Thamrin 24 Jakarta Pusat.

Seperti biasa, untuk meminimalisir kesalahan dalam persiapan maka saya mencari web kedutaan besar Jepang di Indonesia. Karena saya harus menempuh perjalanan Bandung-Jakarta untuk mengurus pembuatan visa ini maka sebisa mungkin dokumen yang diperlukan komplit dan tidak kelupaan dibawa. Melalui web www.id.emb­-japan.go.jp ini kita bisa melihat mengenai informasi visa secara komplit. Ada banyak jenis visa untuk berkunjung ke Jepang. Banyaknya jenis visa itu jelas harus disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing orang yang akan berkunjung ke Jepang. Kalau kasus saya, setelah saya berkonsultasi dengan kedutaan Jepang melalui telepon, saya menggunakan Visa Kunjungan Sementara untuk Kunjungan Wisata dengan Biaya Sendiri. Sesuai dengan web www.id.emb­-japan.go.jp, syarat-syarat yang diperlukan adalah :

Dokumen-dokumen yang perlu dilengkapi dalam mengajukan permohonan visa

1. Paspor.

2. Formulir permohonan visa. [download (PDF)] dan Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram)

3. Foto kopi KTP (Surat Keterangan Domisili)

4. Fotokopi Kartu Mahasiswa atau Surat Keterangan Belajar (hanya bila masih mahasiswa)

5. Bukti pemesanan tiket (dokumen yang dapat membuktikan tanggal masuk-keluar Jepang)

6. Jadwal Perjalanan [ download (DOC)] (semua kegiatan sejak masuk hingga keluar Jepang)

7. Fotokopi dokumen yang bisa menunjukkan hubungan dengan pemohon, seperti kartu keluarga, akta lahir, dlsb. (Bila pemohon lebih dari satu)

8. Dokumen yang berkenaan dengan biaya perjalanan:

Bila pihak Pemohon yang bertanggung jawab atas biaya

* Fotokopi bukti keuangan, seperti rekening Koran atau buku tabungan 3 bulan terakhir (bila penanggung jawab biaya bukan pemohon seperti ayah/ibu, maka harus melampirkan dokumen yang dapat membuktikan hubungan dengan penanggung jawab biaya).

Perhatian: 

*

Dokumen harus disusun sesuai urutan No. 2 - 8 sebelum diserahkan di loket.

*

Bagi yang termasuk dalam kategori berikut, maka Pemohon maupun anggota keluarga (suami/istri dan anak) tidak perlu melampirkan bukti keuangan (tercantum pada nomor 8). (Bila diperlukan, dokumen tambahan akan diminta untuk melengkapi atau membuktikan hal tersebut). Pemohon adalah karyawan perusahaan yang terdaftar di Bursa Saham Indonesia. Pemohon adalah karyawan BUMN. Pemohon adalah karyawan dari perusahaan yang menjalin kerja sama dengan perusahaan di Jepang. Pemohon adalah karyawan dari perusahaan joint venture Indonesia - Jepang, atau anak perusahaan Jepang, atau cabang dari perusahaan Jepang. Pemohon adalah karyawan dari instansi pemerintah. Pemohon adalah budayawan/ seniman yang sudah go-international; atlit yang sudah diakui ; dekan, profesor, asisten profesor dari universitas; pimpinan museum, atau lembaga penelitian pemerintah maupun swasta.

Kalau diperhatikan di syarat nomor 2, kita harus membuka file pdf untuk mengisi formulir permohonan visa. Lebih baik sih langsung kita copy ke file kita kemudian dilengkapi setelah itu cetak/ print lalu jangan lupa juga untuk membubuhkan tanda tangan di bagian akhir. Masih di syarat nomor 2, kita harus menyertakan 1 lembar pasfoto terbaru dengan ukuran 4,5 cm x 4,5 cm. Kalau saya foto di Jonas Photo Studio Bandung. Saat saya akan foto saya lupa tidak memperhatikan ukuran pasfoto yang diperlukan. Untungnya, petugas Jonas Photo Studio menanyakan pasfoto untuk keperluan apa dan saya jawab untuk apply visa Jepang dan ternyata petugas itu langsung tau ukuran pasfoto yang diperlukan. Petugas Jonas Photo Sudio itu ternyata hafal berbagai ukuran pasfoto yang diperlukan untuk apply visa berbagai negara (keceeee…). Mas fotografernya juga ga kalah kece lho..karena waktu saya foto wajah saya lagi banyak bekas jerawat terus saya minta fotonya diedit, dan mas fotografernya mengingatkan kalau untuk apply visa fotonya tidak boleh diedit.

Selanjutnya untuk syarat nomor 5, saya akhirya ribet beli tiket pesawat untuk pulang pergi dulu daripada ribet di kepengurusan visa (bolak balik Bandung-Jakarta). Tapi kalau saya lihat di forum diskusi yang membicarakan visa Jepang, yang penting kita punya bukti pemesanan tiket untuk pulang pergi (masih pesan dan belum beli).

Kemudian syarat nomor 6 ini ni yang saya suka sekaligus bikin saya mumet. Saya suka banget bikin itinerary merancang dan merencanakan perjalanan, saya suka juga lihat itinerary orang lain dan mempelajarinya tetapi sekarang saya merencanaan kegiatan buat 2 bulan dan hanya di Kyoto. Saya akhirnya mumet, rancangan itinerary ala kadarnya saja dan jauh dari khayalan saya sebelumnya. Tapi tidak masalah karena untuk apply visa ya hanya diperlukan itinerary seadanya saja. Nanti eksekusi di Jepangnya baru deh sesuai khayalan. 

Contoh itinerary :

旅行日程表　Itinerary

Jadwal Perjalanan

日付　date tanggal	訪問先　place you visit tempat yang akan dikunjungi	宿泊場所place you stay tempat menginap
March 5 2017	Kansai  Airport
March 6 2017	Kiyomizu – dera Temple, Maruyama Park, Yasaka Shrine, Gion, Chion – in Temple, Heian	APA Hotel, Kyoto
March 7 2017	Ginkakuji Temple, Kyoto Imperial Palace, Nijo Castle, Kinkakuji Temple	APA Hotel, Kyoto
March 8 2017	Arashiyama Park, Arashiyama Bamboo, Toei Kyoto Studio Park, Nishiki Market	APA Hotel, Kyoto
March 9 2017	Fushimi Inari Taisha, Umekoji Park, Kyoto Railway Museum	APA Hotel, Kyoto
March 10 2017	Back to Indonesia

Date of application                                                                                                          Signature of applicant

申請日　　　　／　　　　／　　　　　　　　                  申請者署名_________　　　　　　　　　 　　

Tanggal permohonan                                                                                                     Tanda tangan pemohon　　

Selanjutnya, syarat nomor 8 ini kita perlu ke bank dan meminta print rekening koran. Tiap bank memiliki biaya administrasi masing-masing untuk mencetak rekening koran.

Untuk dokumen seperti KTP, KK, dan akta lahir difotocopy dan dibawa saja aslinya untuk berjaga-jaga kalau ditanya oleh petugas.

Setelah semua syarat lengkap, kita urutkan dari syarat nomor 1 sampai 8 kemudian dirapikan dan dimasukkan kedalam map. Siap deh untuk diserahkan saat mengurus visa di kedutaan besar Jepang.

Hari kerja kedubes Jepang Senin sampai Jumat mulai pukul 08:30 – 12:00 kemudian istirahat dan dibuka kembali pukul 13:30 – 15:00. Ada 2 bagian waktu pelayanan kantor kedutaan besar Jepang ini, dari pukul 08:30 – 12:00 adalah waktu penyerahan berkas untuk pembuatan visa sedangkan pukul 13:30 – 15:00 adalah waktu pengambilan visa.

Hari Rabu, 1 Februari 2017 pukul 10.00 saya sampai di depan kantor kedutaan Jepang. Kantor yang tertutup tembok tinggi dengan penjagaan yang cukup ketat itu hanya memiliki pelataran parkir untuk sepeda motor tetapi tidak memiliki pelataran parkir untuk mobil. Jika pergi kesana menggunakan mobil sebaiknya parkir di gedung lain seperti Plaza Indonesia atau Grand Indonesia. Lebih mudah jika menggunakan kendaraan umum karena tidak perlu lama mencari tempat parkir dan jalan terlalu jauh dari parkiran menuju kantor kedutaan besar Jepang. Saya masuk ke kantor kedutaan besar Jepang melalui pintu kecil yang dijaga oleh beberapa satpam. Saya diminta menyiapkan identitas diri untuk ditukar dengan kartu tamu. Setelah masuk pintu, saya memberikan KTP saya sebagai identitas diri kepada penjaga dan saya mendapat kartu tamu. Dari sana saya masuk lagi menuju pintu pemeriksaan barang bawaan, seperti saat kita akan melakukan check in bandara. Kemudian setelah meninggalkan ruangan pemeriksaan itu saya masuk ke ruangan yang sudah penuh oleh orang-orang yang mengantri membuat visa. Saya mengambil nomor antrian pada mesin antrian dan mengisi form kecil yang diberikan oleh petugas disana. Form kecil itu sebagai resi pengambilan visa yang akan dibuat nanti. Saya hanya menuliskan nama, nomor paspor, dan nomor telepon pada form itu. Selanjutnya saya tinggal menunggu antrian untuk dipanggil ke loket menyerahkan berkas-berkas yang telah saya siapkan sebelumnya.

Menunggu sekitar 1,5 jam diisi dengan acara mengobrol, menonton layar TV chanel jepang, dan melihat kesibukan orang lain. Nama saya dipanggil dan saya menuju loket. Saya menyerahkan form kecil yang tadi saya isi beserta berkas-berkas yang sudah saya susun rapi sesuai nomor untuk persyaratan. Petugas loket langsung memeriksa berkas-berkas saya, menandai resi saya dengan stiker nomor, dan mengembalikan resi itu kepada saya sambil berkata bahwa visa saya dapat diambil hari Senin, 6 Februari 2017. Saya menyimpan resi terlebih dahulu agar tidak hilang karena resi itu akan saya gunakan kembali saat mengambil visa hari Senin. Saya keluar dari ruangan loket menuju pintu keluar yang juga merupakan pintu masuk (hanya ada 1 pintu untuk masuk dan keluar) dan menukarkan kartu tamu dengan KTP saya. Selanjutnya saya kembali ke Bandung dengan hati yang lega.

Hari Seninnya saya kembali lagi ke Jakarta untuk mengambil visa, tetapi saya berangkat agak siangan karena untuk pengambilan visa akan mulai dilayani pada pukul 13:30. Saya sampai di kantor kedutaan besar jepang sekitar pukul 12.00 dan antrian pengambilan visa sudah panjang sedangkan pintu belum dibuka. Menunggu dan menunggu lagi. Sampai pada akhirnya pintu dibuka dan mulai dilayani untuk pengambilan visa. Dengan urutan dan cara yang sama dengan saat penyerahan berkas sebelumnya. Dan akhirnya jam 14:30 saya dipanggil ke loket kemudian menyerahkan resi dan membayar sebesar Rp 330.000,- dan saya mendapatkan visa untuk ke Jepang. Mudah juga kan membuat visa?... iya, cukup mudah. Ribetnya hanya sewaktu mempersiapkan segala persyaratannya. Jika segala persyaratan komplit maka proses permohonan pembuatan visa di kantor kedutaan besar jepang akan terasa mudah. Kendala yang saya rasa cukup berat yaitu menunggu antrian, jadi ya harus tetap sabar dan jalani proses sebagaimana mestinya.